Un logiciel boudé par ses utilisateurs n'atteindra jamais ses objectifs (La Palisse).

Rendez vos équipes enthousiastes !

L'accompagnement des utilisateurs est une action transversale à toutes les étapes de votre projet logiciel.

Impliquez

Durant les études d'opportunité, faites participer quelques utilisateurs-clés à l'élaboration de l'objectif général de votre projet logiciel.

Ensuite, durant les étapes de conception logicielle, n'hésitez pas à réunir tous ceux qui seront impactés de près ou de loin par votre nouveau système d'informations. S'ils sont nombreux, vous pouvez organiser des réflexions par thème, par service, ou encore leur demander de désigner des représentants.

Ne négligez aucune des idées émises lors de ces réunions de conception : certaines peuvent se montrer révélatrices de difficultés que vous ne soupçonnez pas dans votre structure actuelle, tandis que d'autres pourront mettre en évidence des savoir-faire qui pourraient être généralisés.

Communiquez

Obtenez de vos prestataires des prototypes, même non-opérationnels, ou des maquettes d'écrans afin de les présenter à vos équipes durant le développement de votre logiciel. Demandez leur avis aux futurs utilisateurs, indiquez-leur les grandes lignes de ce que sera l'exploitation du logiciel à mesure qu'elles se dessinent.

Informez également de l'avancement, des délais prévus, des retards, de façon à ce que chaque futur utilisateur intègre l'arrivée de votre logiciel dans sa façon de travailler.

Formez

Vous exigerez de votre prestataire un manuel d'exploitation ou, au grand minimum, un manuel de référence du logiciel. Vous pourrez ainsi mettre en place la formation des utilisateurs en amont de sa mise en production.

Parce que, bien souvent, l'ancien et le nouveau système devront cohabiter, vous prendrez soin d'adapter à l'avance les procédures existantes pour que la surcharge ponctuelle de travail liée à la double exploitation soit bien acceptée par les utilisateurs. Vous leur indiquerez également quelles seront les conditions dans lesquelles s'opérera la bascule de l'ancien au nouveau logiciel.

N'oubliez pas

N'oubliez pas que le succès ou l'échec d'un logiciel passe par l'acceptation de ses utilisateur. Dès le début, rendez-les enthousiastes !

À propos de...

Consultant indépendant en informatique, spécialisé dans la transition numérique des PME, la mise en place des startups et l'AMOA des directions métiers.

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