Dès les études d’opportunité, faites participer quelques utilisateurs-clés à l’élaboration de l’objectif général de votre projet logiciel.

Ensuite, durant les étapes de conception logicielle, n’hésitez pas à réunir tous ceux qui seront impactés de près ou de loin par votre nouveau système d’informations. S’ils sont nombreux, vous pouvez organiser des réflexions par thème, par service, ou encore leur demander de désigner des représentants.

Ne négligez aucune des idées émises lors de ces réunions de conception : certaines peuvent se montrer révélatrices de difficultés que vous ne soupçonnez pas dans votre structure actuelle, tandis que d’autres pourront mettre en évidence des savoir-faire qui pourraient être généralisés.

Durant la mise en œuvre du projet, obtenez de vos prestataires des prototypes, même non-opérationnels, ou des maquettes d’écrans afin de les présenter à vos équipes durant le développement de votre logiciel. Demandez leur avis aux futurs utilisateurs, indiquez-leur les grandes lignes de ce que sera l’exploitation du logiciel à mesure qu’elles se dessinent.

Informez également de l’avancement, des délais prévus, des retards, de façon à ce que chaque futur utilisateur intègre l’arrivée de votre logiciel dans sa façon de travailler.