Chaque utilisateur participe à la transformation numérique de l'entreprise
Rendez vos équipes enthousiastes !
L’accompagnement des utilisateurs est une action transversale à toutes les étapes de votre projet logiciel.
Impliquez
Dès les études d’opportunité, faites participer quelques utilisateurs-clés à l’élaboration de l’objectif général de votre projet logiciel.
Ensuite, durant les étapes de conception logicielle, n’hésitez pas à réunir tous ceux qui seront impactés de près ou de loin par votre nouveau système d’informations. S’ils sont nombreux, vous pouvez organiser des réflexions par thème, par service, ou encore leur demander de désigner des représentants.
Ne négligez aucune des idées émises lors de ces réunions de conception : certaines peuvent se montrer révélatrices de difficultés que vous ne soupçonnez pas dans votre structure actuelle, tandis que d’autres pourront mettre en évidence des savoir-faire qui pourraient être généralisés.
Communiquez
Durant la mise en œuvre du projet, obtenez de vos prestataires des prototypes, même non-opérationnels, ou des maquettes d’écrans afin de les présenter à vos équipes durant le développement de votre logiciel. Demandez leur avis aux futurs utilisateurs, indiquez-leur les grandes lignes de ce que sera l’exploitation du logiciel à mesure qu’elles se dessinent.
Informez également de l’avancement, des délais prévus, des retards, de façon à ce que chaque futur utilisateur intègre l’arrivée de votre logiciel dans sa façon de travailler.
Formez
Vous exigerez de votre prestataire un manuel d’exploitation ou, au grand minimum, un manuel de référence du logiciel. Vous pourrez ainsi mettre en place la formation des utilisateurs en amont de sa mise en production.
Parce que, bien souvent, l’ancien et le nouveau système devront cohabiter, vous prendrez soin d’adapter à l’avance les procédures existantes pour que la surcharge ponctuelle de travail liée à la double exploitation soit bien acceptée par les utilisateurs. Vous leur indiquerez également quelles seront les conditions dans lesquelles s’opérera la bascule de l’ancien au nouveau logiciel.
Pour mémoire, les étapes de la conception logicielle sont :
- Cadrage et étude préliminaire
- Analyse du besoin et cahier des charges
- Conduite du projet de mise en œuvre
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