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Transformation numérique – Créer l’efficacité

Cette chronique a pour objectif de présenter les plus-values de la transformation numérique d’une PME. Dans ce premier article, j’explique comment l’intégration digitale peut créer de l’efficacité.

Je n’ai aucune intention de développer de nouvelles théories, de nouvelles définitions ou de nouveaux mesurables. Mon objectif ici est seulement de structurer une problématique banale du chef d’entreprise –croître– en apportant un regard pragmatique et concret sur les apports du numérique.

C’est une évidence que, pour croître, une entreprise doit être efficace. C’est encore plus évident lorsqu’on relit la définition correspondante :

Efficacité : Capacité de produire le maximum de résultats avec le minimum d’effort, de dépense.

Cette définition trouve un écho immédiat dans une entreprise, où le concept de résultat existe sous forme d’un mesurable implacable, puisqu’il s’agit d’un indicateur comptable composé des produits diminués des charges. Par conséquent, augmenter l’efficacité revient à maximiser les produits et à minimiser les charges.

Bien sûr, votre transformation numérique ne va pas directement inscrire des lignes dans votre comptabilité pour augmenter votre résultat. Par contre, votre informatique va devenir un outil incomparable pour augmenter vos produits et pour diminuer vos charges.

Voici quelques pistes sur lesquelles votre transformation numérique d’une entreprise aura des effets.

Augmenter l’efficacité en maximisant les produits

On sait qu’il y a trois moyens d’augmenter son chiffre d’affaires : vendre plus cher, vendre à plus de clients, vendre plus à chaque client. La relation directe de la transformation numérique avec ces leviers commerciaux sera évoquée en fin de chronique.

Il y a un sous-jacent à ce modèle commercial : pour vendre plus, il faut savoir concevoir plus, plus vite et mieux. Il faut aussi savoir fabriquer plus, plus vite et mieux.

Je consacrerai un article aux gains spécifiques du numérique dans la démarche de conception. Nous verrons, à mesure que cette chronique avancera, que cette démarche de conception pourra tendre vers la personnalisation du produit pour chaque client. Pour vous guider, pensez au site d’un constructeur automobile ou d’un constructeur d’ordinateurs : vous utilisez le configurateur, vous cliquez sur acheter, (vous faites le chèque) et vous recevez le produit tel que vous l’avez commandé. Gardez cet exemple en mémoire et interrogez-vous sur les gains d’efficacité qui vous seront nécessaires pour y parvenir.

«Un investissement dans les technologies de l’information ne diffère pas d’un investissement pour l’achat d’une machine. Il y a un rendement potentiel du capital investi, que vous pouvez mesurer en fonction de l’automatisation des fonctions de votre entreprise. » (Thammer El-Ramahi, directeur du Service d’intégration des technologies de BDC)

Fabriquer plus peut consister à produire plus vite, plus simplement. Ce thème est hautement dépendant de votre activité (industrielle ? manufacturière ? de services ?) et peut nous amener à discuter usine du futur, optimisation de processus ou amélioration de la collaboration. On peut considérer que l’ensemble de cette chronique devrait avoir pour résultat de produire plus, mieux, plus vite en exploitant tous les leviers mis à notre disposition par les outils numériques.

Par exemple, nous retrouverons dans un article « Documenter, maîtriser et sécuriser » comment le numérique pourra s’inscrire dans un processus d’amélioration de la qualité, qui sera au service de votre résultat. Nous verrons également comment assister l’humain pour réaliser des tâches mieux, plus vite ou plus longtemps. Tous ces articles ont pour objectif de mettre le numérique au service de votre productivité.

Augmenter l’efficacité en minimisant les efforts, les dépenses

87 % des employés de bureau aimeraient que leurs employeurs automatisent les tâches et les processus numériques (source zdnet.com)

Une entreprise en croissance ne cherchera pas seulement à améliorer ses capacités de production : elle visera également à réduire ses coûts.

La définition de l’efficacité décompose les charges en deux termes intéressants. Le premier levier de réduction des charges est la minimisation des efforts. Lorsque j’écris le mot effort, je pense immédiatement muscle, sueur, fatigue et douleur. Or oui, aujourd’hui le numérique et en particulier la robotique sont en capacité de réduire l’effort physique. J’y reviendrai en détail dans un article « Protéger et assister l’humain ».

Mais l’effort n’est pas seulement physique : ne parle-t-on pas d’effort de mémorisation, d’effort de conception, d’effort commercial, intellectuel … Nous allons voir dans un instant comment le traitement de l’information va pouvoir soulager tous ces efforts individuels et collectifs.

Minimiser les coûts
Le second levier de réduction des charges est la minimisation des dépenses. Pour produire moins cher, on peut par exemple optimiser ses achats, optimiser l’occupation machine, placer l’humain là où il a le plus de plus-value, …

On peut aussi simplifier les processus, simplifier l’accès à l’information, simplifier les schémas d’échange. Le numérique est un support formidable pour représenter l’existant, l’analyser et le reformuler.

En raccourcissant des étapes, en automatisant des actions ou des raisonnements, on gagne du temps, on fait les choses plus vite. Ce gain de temps se manifeste par une réduction du coût (minimisation des heures.homme et heures.machine) ou par une augmentation de la production en quantité ou en qualité (maximisation des produits). Accessoirement, ce gain de temps a aussi des conséquences directes sur le bien-être des salariés, qui ne réalisent plus que des tâches pertinentes et à valeur ajoutée.

L’information au service de l’efficacité

Si l’efficacité d’une entreprise se mesure à son compte de résultat, il existe d’autres efficacités sur lesquelles le numérique peut agir. Rappelons que la définition de l’informatique est «Science du traitement de l’information». Or l’information est un gisement d’efficacités, particulièrement lorsqu’elle est consommée et traitée par des humains.

Au titre de l’efficacité personnelle, les outils numériques permettent de ne plus rien oublier. Que l’on parle de remplir une liste de tâches, de suivre des plans d’actions ou de tenir des plannings, les offres logicielles sont nombreuses. Elles s’appuieront sur des systèmes de notifications qui rythmeront vos journées.

Des tableaux de bord vous fourniront en permanence une vision synthétique des sujets que vous avez en charge et vous permettront d’anticiper et d’adapter vos décisions. Nous retrouverons ces tableaux de bord dans le thème « Piloter ».

Ne rien oublier, c’est également avoir en mémoire la totalité des informations sur le sujet que vous traitez. Avoir en mémoire, vraiment ? Bien sûr que non : votre système d’informations vous remontera toutes les données nécessaires pour orienter vos actions. Je développerai ce point dans le thème « Centraliser ».

Au titre de l’efficacité collective, la centralisation des données permettra bien sûr de partager les informations de façon circonstanciée. L’efficacité de chacun augmente à mesure qu’on a accès à l’information pertinente au moment pertinent. Cet accès à l’information résulte d’un partage, d’une mise en commun des données dans un esprit collaboratif. Nous verrons dans le thème « Connecter » comment le numérique participe à la mise en œuvre de cette collaboration.

Pour conclure, comment commencer ?

Avant de s’améliorer, il faut se connaître. Un excellent moyen de connaître l’entreprise est de la documenter, comme je le décrirai dans le thème correspondant. Bien souvent, il suffit de mettre des mots ou des schémas sur les processus existants, pour détecter des optimisations potentielles.

Les processus consomment et produisent des informations : il conviendra d’en construire un référentiel, afin d’acquérir la maîtrise de toutes les données de l’entreprise. J’évoquerai ce point dans le thème « Centraliser ».

C’est sur la base de cet état des lieux qu’il deviendra possible d’optimiser des flux d’informations, d’automatiser des traitements, de simplifier des opérations. De créer l’efficacité pour profiter de tous les bénéfices de la transformation numérique.

Et vous, quelles efficacités pouvez-vous développer ?Étudions les ensemble !

Au sommaire

  • Créer l'efficacité : comment le numérique vous aidera à maximiser les produits, minimiser les efforts et les dépenses
  • Centraliser : pourquoi organiser l'information et augmenter sa qualité est source de plus-values
  • Concevoir et innover : où le numérique peut-il vous aider dans vos démarches de conception et quelles innovations peuvent en découler
  • Connecter : comment de nombreux moyens digitaux accroissent l'efficacité individuelle et collective
  • Piloter : pourquoi une vision claire et immédiate de tous les pans de votre activité vous aide à prendre vos décisions
  • Collaborer, améliorer la productivité collective : la transformation numérique est une opportunité de repenser la collaboration entre les personnes
  • Documenter et maîtriser : les supports digitaux sont idéaux pour structurer et pérenniser la connaissance de votre entreprise
  • Sécuriser : on ne parlera pas ici de cybersécurité, mais de rendre votre système d'informations résilient
  • Protéger et assister l'humain : l'association de l'homme et de la machine a des effets inattendus
  • Vendre : bien sûr que nous allons parler de tous les apports du marketing digital...

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