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Transformation numérique – le travail collaboratif

Préliminaire : une nouvelle fois, je publie ici un article qui a été rédigé avant que la crise sanitaire ne transforme chacun d’entre nous en professionnel du télétravail. Je ne l’ai guère retouché, car ce que nous vivons ne fait qu’appuyer mon propos 😊

J’ai présenté dans les articles précédents plusieurs concepts qui sont centraux dans le conseil en informatique d’entreprise : la cartographie des données, leur centralisation, et la nécessité de connexions pour les partager. L’ensemble s’inscrit dans une recherche d’efficacité qui inclut les efficacités individuelles et une efficacité collective.

L’une des grandes tendances des dernières années en informatique est le “tout collaboratif” : je présente ici comment le “collaboratif” peut participer de l’efficacité collective.

Dans mon article sur l’entreprise connectée, j’ai déjà présenté les avantages de la collaboration dans le sens du partage immédiat d’informations qui sont enregistrées pour être relues et traitées en temps opportun.

Ici, j’aborde un cas d’usage plus précis qui consiste en une nouvelle façon d’aborder le travail sur la base de ces possibilités de partage immédiat d’informations.

Échanger, communiquer, partager

Aujourd’hui, il existe une offre pléthorique d’outils qu’il est possible de combiner pour créer une sensation de réunion de travail. Des salles de réunion vidéo sont à votre disposition ; il suffit que chacun active la caméra de son ordinateur portable, ou bien branche une webcam à 2 sous pour que la réunion prenne vie sous vos yeux, où que se trouve chacun des participants. Pour être honnête, une bonne qualité de liaison internet est nécessaire ; ceci n’est pas une réelle contrainte : j’ai fait une réunion avec un collègue consultant qui était (arrêté évidemment) au volant de son véhicule sur le bord d’une route, @Yann si tu me lis :)…

Durant une telle réunion vidéo, vous allez pouvoir ouvrir un document (traitement de texte, tableur) partagé entre tous les participants. Des outils désormais banals permettront à chacun d’entre vous de co-rédiger ce document en temps réel. Ou bien l’un d’entre vous pourra partager son écran et exploiter des outils de conception éventuellement complexes (3D, processus, …).

Cette collaboration à distance permet d’assembler les talents pertinents au moment pertinent, en oubliant toute contrainte de localisation physique ou de localisation informatique. Il faut noter que ces moments d’échange sont synchrones, en ce sens que tous les participants partagent un même moment.

Regrouper en communautés

Ces réunions (quel que soit le nom qu’on leur donne) regroupent un certain nombre de personnes autour d’un thème : un apéro-skype, par exemple. On peut presque déjà parler d’une communauté.

Il peut s’agir d’une communauté éphémère, le temps de la visioconférence. Mais peut-être s’agit-il d’un groupe de personnes plus durable, qui apprécie d’échanger autour d’un thème spécifique. Il est très probable que ce groupe de personnes, ne serait-ce que pour organiser l’événement, a échangé au préalable. Il est non moins probable qu’il y a eu un échange d’écrits, d’interrogations et de réponses pour synchroniser tout le monde.

J’ai déjà évoqué la messagerie électronique, les messageries instantanées et d’autres outils qui permettent des échanges écrits. L’écrit a l’avantage d’être “asynchrone” : l’émetteur et le récepteur du message ne sont pas obligés d’être disponibles en même temps. Le numérique met à disposition de nombreux outils pour regrouper les échanges d’une communauté. Il peut s’agir d’outils très simples, sur smartphone, que tout le monde connaît (je pense à Whatsapp, ou à toute messagerie instantanée permettrant de créer des groupes). Il peut s’agir d’outils plus riches, plus complexes, offrant des panels de fonctionnalités variées. Certains même pourront se connecter à votre système d’informations.

Créer des communautés, ou au minimum créer une communauté des membres de l’entreprise, permet d’établir une nouvelle forme de dialogue qui, comme je le soulignerai plus loin, nécessite une attention particulière.

Télétravailler

Un autre facteur d’amélioration de la productivité collective est la capacité à évoluer dans le système informatique indifféremment en étant au sein des locaux de l’entreprise, ou à distance.

Le smartphone, l’ordinateur portable favorisent le travail flexible et collaboratif à distance. Les employés passent de plus en plus de temps hors des murs de l’entreprise, chez le client, en télétravail, dans un tiers-lieu (Malika Pastor, DSI)

Il y a peu de choses à mettre en place pour délivrer des autorisations de connexion personnalisées, permettant à vos collaborateurs internes ou externes de se connecter à votre système d’informations via des tuyaux sécurisés et personnalisés.

Dès lors que vous autorisez une personne à se connecter, elle va pouvoir travailler “comme si elle était au bureau”, quelle que soit sa localisation réelle.

Les systèmes de téléphonie modernes permettent, au même titre, de “déplacer” son poste téléphonique n’importe où, y compris sur un téléphone mobile.

Vous pouvez être à votre poste, téléphonique comme informatique, où que vous vous trouviez. Le thème du télétravail ouvre la porte à plusieurs précautions sociales ou RH qu’il convient de garder en mémoire : la nécessité pour le télétravailleur de retrouver physiquement les équipes, la cohésion d’équipe, le syndrome de la solitude du télétravailleur, … Des accompagnements spécifiques doivent être mis en place pour créer des situations de télétravail durables dans le temps.

Des études récentes semblent montrer que, en favorisant la communication asynchrone, le télétravail augmenterait la productivité individuelle des salariés.

Un accompagnement nécessaire

On peut voir le “collaboratif” comme un nouveau modèle opérationnel.

Techniquement, il s’agit d’un modèle décentralisé, grâce à tous les moyens numériques que j’ai déjà évoqués. Le lieu central (“le siège”) n’est plus indispensable à son fonctionnement.

Humainement, le modèle collaboratif permet de faire basculer le contrôle vers les utilisateurs qui l’alimentent et l’exploitent. Bien sûr, il peut toujours être structuré par des groupes, des droits d’accès et des procédures ; mais à l’intérieur de ces structures, les utilisateurs sont appelés à une expression libre dans un cadre de partage et d’échange permanent.

Dès lors, le modèle collaboratif est susceptible de devenir une caisse de résonance du moindre fait, qu’il soit positif ou négatif. Le risque est donc majeur, notamment, de voir se développer des bad buzz, des échanges inappropriés.

C’est pourquoi la mise en place d’outils collaboratifs gagne à être doublée par un accompagnement à la responsabilisation de chacun.

Par exemple, une charte de bonnes pratiques peut être construite en commun pendant une phase pilote de travail collaboratif.

Ensuite, l’accompagnement vise à repérer les comportements négatifs et apporter une réponse pour les réduire, à repérer les attitudes positives et les renforcer, à repérer les biais cognitifs, préjugés , début de rumeurs… Il ne s’agit pas de modération à proprement parler (ce qui serait vécu comme un contrôle, Big Brother, donc comme une atteinte aux libertés). Il s’agit d’un accompagnement bienveillant, auquel la Direction est soumise au même titre que les salariés. L’objectif peut être de créer des points d’échanges publics ou semi-publics pour résoudre les difficultés. Ou bien de sortir un sujet de l’espace public pour qu’il soit traité en privé.

En responsabilisant chaque utilisateur collaboratif, l’entreprise valorise ses salariés car elle leur montre sa confiance quant à leur comportement numérique. Dans ce nouveau schéma, le salarié est encouragé à partager ses expériences, ce qui le valorise dans ses responsabilités “métier”.

Bien accompagnée, la mise en place d’outils collaboratifs amène donc à une nouvelle responsabilisation des salariés, dont découlera une évolution sensible et durable des modes de pensée au sein de l’entreprise.

Collaboratif et transparence

À ce stade, il y a une évidence qu’il convient de rappeler : un environnement collaboratif ne peut être que transparent. Je ne le formule pas sous la forme d’un souhait ni d’une directive, mais bien comme d’une évidence dont vous devez être convaincu avant toute chose : vos salariés seront à même de confronter, contrôler, vérifier chacun de vos propos. Publiquement.

Donc, avant toute marche en avant vers les environnements collaboratifs, il convient de s’interroger sur le degré de transparence que l’on souhaite accorder à ses équipes. En effet, la transparence a parfois pour prix la sincérité et la sincérité peut se conclure en reproche. Il y a donc tout un travail à réaliser pour amener dirigeants et salariés à un degré accepté de transparence.

Vers les communautés de pratique

Les communautés de pratique permettent à leurs membres d’échanger sur un thème qui les intéresse, de partager des bonnes pratiques, et de trouver des solutions à leurs problèmes. Ce ne sont pas des équipes projet : elles peuvent durer aussi longtemps que le sujet intéresse leurs membres.
Source : https://theconversation.com/communautes-virtuelles-10-principes-pour-un-management-performant-134424

Les communautés de pratique naissent spontanément et sont informelles, fondées sur le lien social et l’intérêt commun à partager des informations.

Même si l’article que je cite fournit plusieurs pistes pour les favoriser, il me semble difficile d’en faire un objectif d’entreprise, parce qu’il faut une taille critique pour de tels rassemblements spontanés. Toutefois, tout le monde trouvera un bénéfice si votre environnement collaboratif est d’une qualité telle que des communautés de pratique y naissent !

Vers le « lieu de travail numérique »

On trouve une offre croissante d’environnements numériques qui regroupent de façon cohérente les outils de communication, de collaboration, d’accès aux applications et de gestion des connaissances, pour tous leurs collaborateurs.

En poussant plus loin l’intégration des outils collaboratifs, on peut arriver à des environnements qui dépassent l’aspect purement collaboratif ; des environnements qui non seulement favorisent les échanges, mais surtout mettent en œuvre l’ensemble des outils et processus nécessaires pour connecter les utilisateurs au système d’informations et les assister dans la réalisation de leur métier : accès aux données centralisées, aux documentations, aux tableaux de bord, …

Nul ne remet en cause l’intérêt du principe de la Digital Workplace, de l’apport du collaboratif dans les rouages comme sur la performance globale de l’entreprise (atout-dsi.com)

Ces environnements, que l’on nomme des “lieux de travail numériques” (digital workplaces), n’ont plus pour seul objectif de faire collaborer les équipes. Accessibles indifféremment depuis n’importe quel lieu équipé d’internet, ces espaces métiers communs sont une façon de mettre en œuvre les grands principes de transformation numérique que je proposés tout au long de cette chronique.

Vers une entreprise agile

Une fois que vous avez mis en place les outils de communication, que vous avez mis à disposition des outils de réunion et que chaque collaborateur a la possibilité de travailler indifféremment depuis les locaux de l’entreprise ou depuis un autre lieu, vous avez créé les conditions pour une entreprise particulièrement souple et agile, capable de grandir et de rétrécir librement. Les lieux physiques deviennent moins importants que les équipes, et vous êtes désormais en capacité de constituer et de libérer ces équipes en fonction de votre besoin métier.

Vous êtes en route vers l’entreprise agile (ou «entreprise liquide»). Les talents intègrent et quittent vos équipes en fonction des besoins de votre métier. L’appétence actuelle des entreprises pour les freelances est une démonstration de ce modèle émergent : adossé à des lieux de travail numériques souples à configurer, ce modèle est la suite logique du travail en temps partagé tel que je le pratique moi-même aujourd’hui !

Conclusion

En apportant de nouvelles façons de collaborer, la transformation numérique d’une entreprise est un levier pour augmenter l’efficacité collective des équipes.

Je ne m’aventure pas sur les nombreux bénéfices indirects de l’ouverture aux outils collaboratifs, parmi lesquels on pourrait citer par exemple un impact environnemental positif (moins de transports) ou une nouvelle organisation sociétale…

Par contre, il me paraît important de noter que l’enjeu principal du travail collaboratif relève moins des outils numériques tels que ceux que je viens de présenter, que d’une nouvelle approche des Ressources Humaines.

Pour un accompagnement vers le travail collaboratifContactez-moi !

Au sommaire

À ce stade de la chronique, la crise sanitaire a redistribué les préoccupations des chefs d'entreprise. Les articles qui étaient prévus sont toujours pertinents sur le fond :

  • Connecter les objets : acquérir une nouvelle dimension d'informations
  • Piloter : pourquoi une vision claire et immédiate de tous les pans de votre activité vous aide à prendre vos décisions
  • Documenter et maîtriser : les supports digitaux sont idéaux pour structurer et pérenniser la connaissance de votre entreprise
  • Sécuriser : on ne parlera pas ici de cybersécurité, mais de rendre votre système d'informations résilient
  • Protéger et assister l'humain : l'association de l'homme et de la machine a des effets inattendus
  • Vendre : bien sûr que nous allons parler de tous les apports du marketing digital...
Mais cette période a été pour Computences une opportunité de redéfinir la transformation numérique et de l'aborder non plus en partant des bénéfices des technologies, mais d'un fondamental : l'optimisation du trajet de l'information entre les personnes. Nous vous proposerons prochainement cette nouvelle approche de la transformation numérique des PME !

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