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Transformation numérique – Centraliser les données

Cet article est le deuxième d’une chronique intitulée « Les 8 bénéfices de la transformation numérique pour votre PME ». J’y développe les bénéfices que vous tirerez d’une bonne connaissance de vos données et de leur organisation autour d’un référentiel.

L’informatique est un domaine d’activité scientifique, technique, et industriel concernant le traitement automatique de l’information.

L’information est parmi les actifs les plus précieux d’une organisation, sous la forme de données. Et traiter cette information constitue le cœur de « l’informatique » de votre entreprise. Vous manipulez des informations au quotidien aussi bien que Monsieur Jourdain se joue de la prose : recevoir un mail consiste à traiter une information, chaque feuille de calcul d’un tableur traite des informations, je traite, tu traites, vous traitez des informations.

La qualité des données que vous traitez est généralement indispensable au bon déroulement des processus.  Elle peut être un enjeu financier (références fournisseurs, salaires, etc.), parfois vital (données médicales).

C’est pourquoi dans cet article, nous allons nous attacher aux données en elles-mêmes et non aux traitements que vous leur appliquez : quelle information traitez-vous ? D’où provient-elle ? Quelle est sa destination, quels sont les flux d’informations ? Ces flux font appel à des sources d’informations : quelles sont ces sources ?

Des données disparates

L’un des grands paradoxes de l’informatique est de permettre à la fois tout et n’importe quoi, pardonnez-moi la litote. Toutes ces informations qui passent au crible de votre logiciel de messagerie, de votre tableur, de votre logiciel de caisse, de votre traitement de textes sont enregistrées quelque part. Dans un fichier Word, dans un tableur Excel, dans un logiciel, dans Thunderbird ou Gmail. Toutes ces informations sont stockées. N’importe où, n’importe comment. N’importe quoi, cqfd.

Prenez le temps de considérer votre client principal. Où sont les informations le concernant ? Quels sont ses derniers contacts avant-ventes, ses motivations, ses commandes, ses règlements, est-il satisfait ou non de vos prestations, quand a-t-il appelé pour la dernière fois, à quel sujet, a-t-il obtenu une réponse, était-il content ? Comment s’est déroulée sa dernière commande ? Que prévoit-il de commander ? Quand ? Pourquoi ? En fonction de quoi ? Devez-vous accepter la commande qu’il vient de vous présenter ? Selon quels critères ?

Prenez le temps de considérer votre client principal : ses données sont-elles centralisées ?

En regroupant et en rationalisant vos informations, vous obtiendrez un bénéfice immédiat : vous pourrez consulter l’ensemble des données sur un sujet précis (un client, une affaire, la production d’un produit ou d’un service, un marché, …) avec un faible coût de consultation. En effet, si vos données sont centralisées, vous pourrez les extraire de façon agrégée à l’aide d’un faible nombre de requêtes.

Et même si ce n’est pas vous qui rédigez ces requêtes plus ou moins techniques, votre informaticien aura peu de travail à réaliser pour les mettre en œuvre à votre service.

Des données en doublon

Considérons les coordonnées de votre client. Allons même à l’extrême, et considérons uniquement son adresse électronique.

À combien d’endroits cette adresse électronique est-elle enregistrée dans votre entreprise ? Listons les :

  • Votre logiciel de messagerie, parce que vous lui avez envoyé des vœux personnalisés
  • Le logiciel de messagerie de votre ingénieur d’affaires, du moins je l’espère
  • La fiche client dans le logiciel commercial, naturellement
  • La fiche client dans le logiciel de production pour que les chefs d’atelier puissent échanger avec lui
  • Peut-être même la fiche du client dans la comptabilité
  • Qu’ai-je oublié ?

J’ai pris un exemple simple, que vous pourrez sans peine dériver vers des données plus critiques. Par exemple, les données d’un projet sont souvent réparties entre les différents intervenants du projet. Et puisque ces données concernent souvent toute l’équipe projet, elles sont dupliquées par chacun des acteurs.

Plus grave, j’ai vu des commandes clients être recopiées à la main sur deux formulaires destinés à deux services différents, nécessaires à la réalisation de la commande.

En quoi les doublons sont-ils gênants ? Quel serait le bénéfice de mieux gérer les données en doublons ? Il s’agit d’un bénéfice de qualité. En effet, dans le cas d’une donnée identique qui existe simultanément à deux endroits, la question se pose de la mise à jour de l’information.

Dans mes exemples, que se passe-t-il si le client change d’adresse électronique ? Que se passe-t-il si le client rappelle l’ingénieur d’affaires et modifie la commande ?

En définissant un référentiel des données et de leurs usages, il deviendra possible de créer des procédures de mise à jour qui garantiront que, même dupliquées, les informations exploitées par l’entreprise sont justes : il est donc possible d’augmenter la qualité des données manipulées.

Dès lors que vos données ont atteint un niveau de qualité suffisant, vous avez besoin d’un effort moindre pour les retrouver, les accéder et les traiter : vous avez augmenté l’efficacité de l’entreprise, dans le sens qui est défini dans linkto: mon article précédent.

Des données fragiles

Telle entreprise m’a consulté en urgence : la feuille de calcul qui établit le plan de production industrielle ne fonctionnait plus à la suite d’une mise à jour d’Excel. L’outil de production était à l’arrêt. L’intervention devait être immédiate.

Couramment, les entreprises en croissance passent par une phase « Tout Excel ». Les motivations sont évidentes et légitimes –un coût de formation faible, une courbe d’acquisition rapide et une grande liberté de conception.

Lorsqu’on assoit l’entreprise sur des fichiers (qu’il s’agisse d’Excel, de Word, ou de tout autre format), on court un double risque :

  • D’une part, la perte d’un fichier peut pénaliser lourdement le fonctionnement. Or, qui n’a jamais perdu de fichiers, que ce soit dans un crash informatique ou par mégarde ?
  • D’autre part, la dépendance à un logiciel particulier (Excel dans mon exemple) soulève un risque dans le cas où le logiciel ne fonctionne plus (réinstallation du système, mises à jour de l’éditeur, …) Or le support des gros éditeurs est rarement accessible au commun des mortels.
  • Enfin –et nous retrouvons la réflexion sur les doublons– un même fichier se retrouvera souvent sur plusieurs postes de travail, dans des versions différentes donc avec des données différentes

En général, la structuration de vos données passera par la mise en œuvre de bases de données (j’y reviendrai un peu plus loin). L’un des avantages à exploiter une base de donnée réside dans le fait que vos informations seront stockées au sein d’un système plus solide, mieux protégé et plus résilient que si elles sont disséminées sur les postes de travail : vos données seront moins fragiles.

Des données sensibles

Vous ne pouvez ignorer le RGPD, ce règlement en vigueur depuis le 25 mai 2018 et qui définit comment vous devez traiter les données personnelles. Je n’explorerai pas ce sujet en profondeur, parce qu’il se trouve à la limite entre le légal et le numérique et que je sais à quel point il vous hérisse le poil.

Pourtant, vous pouvez tirer bénéfice de la mise en œuvre du RGPD, au-delà même du numérique : un mouvement de culture se dessine, fondé sur le recueil du consentement. Dans ce mouvement, le consentement de l’internaute devient en lui-même une information, une donnée qui a de la valeur et qui apporte un nouvelle éclairage sur votre relation avec cette personne physique.

En parallèle, j’exploiterai le RGPD pour amener le point suivant : avant de respecter le RGPD, il conviendrait de faire un inventaire des données personnelles que vous manipulez. On appelle cette opération « cartographier les données ».

Les bénéfices d’une cartographie des données

Pour structurer vos informations, les centraliser, les dédoublonner et vous mettre en conformité avec le RGPD, une étape intéressante consiste en un véritable inventaire de vos données, vivantes ou non (on les appelle des données « chaudes » ou « froides »).

Il ne s’agit pas de changer quoi que ce soit. L’objectif de cette étude est de matérialiser les silos de données de l’entreprise. On a toujours des surprises à cette étape : tiens, mais quel est donc ce répertoire ? Et ce serveur –certes éteint– contient-il réellement toutes les données stratégiques de l’entreprise depuis sa création ? Ah oui…

En même temps qu’on cartographie les données, il faut s’interroger sur leur pertinence et sur leur sensibilité (données personnelles, stratégiques, propriété intellectuelle, …)

La finalité de cette démarche est de mettre en évidence l’ensemble des « nids d’informations ». Les grands flux d’informations apparaissent très naturellement dans cette représentation.

Avec cette cartographie de vos données, vous pourrez prendre de la hauteur et quitter l’opérationnel pour entamer une réflexion stratégique qui intégrera non seulement la nature des informations, mais aussi les rôles de vos salariés, leurs sources de données, leurs habilitations, … La cartographie des données existantes pourra être la première marche de votre transformation numérique.

Les bénéfices d’un référentiel des données

Au cours de la cartographie des données de l’entreprise, vous manipulerez des concepts, des entités un peu virtuelles : « la facture », « le bulletin de salaire », « l’affaire », « le client », …

En identifiant ces entités clés de l’entreprise, vous poserez les bases d’une compréhension commune, grâce à une vue cohérente et au choix d’une terminologie.

À chaque entité clé, vous associerez l’emplacement des informations qui la constituent.

Vous pourrez caractériser chacune de ces informations à l’aide de méta-données (ceci est un nombre, cette donnée est un texte, cette date ne peut être postérieure à cette autre date, …).

Vous pourrez définir son degré de sensibilité : peut-elle être publique ? Vue par tous les salariés ? Réservée à la Direction ? S’agit-il d’une donnée personnellé ?

Progressivement, vous en viendrez à poser des règles d’accès et de traitement.

Ainsi, lorsque vous construisez les bases de votre référentiel des données, sans vous en apercevoir vous mettrez progressivement en place une gouvernance des données.

Ce sera important lorsque votre système d’informations grandira et que ces données deviendront un élément moteur de votre activité. Et si un jour vous décidez de basculer dans « le cloud », il sera fondamental d’avoir défini précisément cette gouvernance des données.

Cette étape constitue le début d’un travail de conception numérique. C’est une tâche que vous pouvez commencer seuls, mais il sera pertinent de faire appel à un professionnel pour structurer un référentiel de qualité qui saura évoluer et rester pérenne.

Les bénéfices des données harmonisées

Maintenant que vous avez un référentiel des données, vous allez ajuster chacun de vos silos de données à ce référentiel. Par exemple, toutes les feuilles de calcul qui traitent un client seront adaptées aux colonnes du référentiel « client » : elles deviendront donc compatibles entre elles, et vous allez bientôt pouvoir aisément échanger des données.

Les bénéfices des données centralisées

Usuellement, la centralisation des données consiste à intégrer l’ensemble de vos données disparates, harmonisées, au sein d’une base de données unique. Bien sûr, vous devrez faire appel à votre informaticien pour réaliser ces opérations, qui auront un coût en termes de mise en œuvre et de fonctionnement : cette étape nécessite une infrastructure pour la base de données, des travaux d’intégration des données existantes, et surtout la mise en place de nouvelles modalités d’accès aux données : ce sera le début de votre transformation numérique.

En contrepartie, le bénéfice sera multiple.

Avant tout, les bases de données sont généralement positionnées sur des serveurs, moins sujets aux défaillances que les postes clients et positionnés dans des zones mieux sécurisées.

Ces serveurs ont pour objectif de servir la même donnée à tous les postes clients, ce qui évite la nécessité de doublons. De plus, une base de données est un outil adapté à la gestion intelligente des données dupliquées grâce à la mise en œuvre de modèles de données.

Ensuite, les PME peuvent utiliser des bases de données libres de droits, en opensource. Contrairement aux apparences, l’avantage n’est pas la gratuité mais le fait que, étant publiée et maintenue par de nombreux contributeurs, le logiciel de base de données ne pourra pas disparaître. Tandis qu’un éditeur logiciel est libre d’arrêter une gamme de produits quand il le souhaite.

Le terme entrepôt de données désigne une base de données utilisée pour collecter, ordonner, journaliser et stocker des informations [afin de] fournir un socle à l’aide à la décision en entreprise  (Wikipédia)

Les gros volumes

Connaissez-vous les licornes, ces entreprises qui valent plus d’un milliard de dollars ?

La plupart d’entre elles partagent une caractéristique : leur activité est pilotée par leurs données. En anglais, on les appelle les data driven companies. La donnée est leur carburant.

Pour en arriver là, nous devrons compléter les entrepôts de données, tels que nous les avons définis et structurés plus haut, par des lacs de données, où l’information est stockée brute, dans le format natif et pour une durée indéterminée.

Nous entrons là dans l’univers du big data, et nous sortons alors du cadre de cette chronique des PME en croissance… Il est tout de même pertinent d’associer vos travaux de centralisation des données à votre future croissance exponentielle !

Pour conclure, comment commencer ?

Pour entamer votre démarche de structuration et de centralisation de vos données, il convient de débuter par une cartographie de toutes les informations que vous manipulez. Vous pourrez alors caractériser chaque donnée et sa localisation, définir des entités clés et leurs relations au sein d’un référentiel.

Sur cette base, vous pourrez ensuite construire et structurer vos processus métier. Ce pourra être le moment de regrouper l’ensemble des informations au sein d’une base de données.

Aimeriez-vous un soutien méthodologique pour cartographier vos données ?Contactez-moi !

Au sommaire

À ce stade de la chronique, la crise sanitaire a redistribué les préoccupations des chefs d'entreprise. Les articles qui étaient prévus sont toujours pertinents sur le fond :

  • Connecter les objets : acquérir une nouvelle dimension d'informations
  • Piloter : pourquoi une vision claire et immédiate de tous les pans de votre activité vous aide à prendre vos décisions
  • Documenter et maîtriser : les supports digitaux sont idéaux pour structurer et pérenniser la connaissance de votre entreprise
  • Sécuriser : on ne parlera pas ici de cybersécurité, mais de rendre votre système d'informations résilient
  • Protéger et assister l'humain : l'association de l'homme et de la machine a des effets inattendus
  • Vendre : bien sûr que nous allons parler de tous les apports du marketing digital...
Mais cette période a été pour Computences une opportunité de redéfinir la transformation numérique et de l'aborder non plus en partant des bénéfices des technologies, mais d'un fondamental : l'optimisation du trajet de l'information entre les personnes. Nous vous proposerons prochainement cette nouvelle approche de la transformation numérique des PME !

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