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Décrypter l’offre de télétravail dans l’urgence

Tandis que les termes de pandémie ou de récession sont sur toutes les langues, j’espère que vous-mêmes et vos salariés vous portez bien. J’espère même, si vous lisez cet article, que votre principale préoccupation est que chacun soit à l’abri chez lui.

Comment faire ? Grâce au télétravail, bien sûr. Cet article a pour objectif de vous aider à comprendre les différentes facettes que recouvre ce terme et à résumer la démarche dans chaque cas.

Voici quelques indications pour défricher ce que recouvre le terme de « télétravail ». Il s’agit d’une approche, rédigée dans l’urgence et pour répondre à l’urgence : quelles solutions immédiates la technologie met-elle à votre service, aujourd’hui-même, pour un usage immédiat ?

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Le contexte

Il est évident que ce billet ne concerne que les postes de salariés de bureau. Vous ne parviendrez pas à faire télétravailler un conducteur d’engin ou de machine outil.

Certes, si votre résultat dépend d’une production manufacturée, le télétravail ne pourra pas vous aider à coudre ou à plier, à charger des camions ou à creuser des trous.

Pour autant, vous allez avoir un besoin accru de vos services administratifs et commerciaux : d’une part, il va vous falloir garder une trace de tout ce qui se passe au niveau de vos RH ; d’autre part, vous devez impérativement communiquer au mieux avec vos clients, existants ou à venir. Dans ces moments critiques, vous devez maintenir vos équipes au plus près de leurs ressources informatiques.

C’est l’objet du télétravail : permettre à ces équipes de réaliser leur mission tout en respectant les règles de confinement et de maintien à domicile. Comment faire ?

Télétravail et téléphone

Première question : comment allez-vous traiter les appels téléphoniques entrants ?

Si la téléphonie de votre entreprise s’appuie sur la « voix sur IP » (VoIP), vous pouvez demander à votre prestataire de téléphonie dans quel mesure vos salariés pourraient, depuis leur ordinateur ou leur téléphone personnel, se connecter à votre « centrex ». Si ce n’est pas possible, vous pouvez envisager de renvoyer certaines lignes (dont le standard) sur un téléphone portable ou sur une ligne personnelle.

Vous devez donc réaliser deux étapes concernant la téléphonie :
– faire un état des lieux des possibilités offertes par votre installation (VoIP ou non, renvoi de lignes, …)
– définir avec vos salariés dans quelle mesure vous pouvez faire appel à leurs matériels personnels (ordinateur, téléphone)
– réaliser la mise en oeuvre au plus tôt pour ne perdre qu’un minimum d’appels.

Réseaux privés d’entreprise (RPV ou VPN pour Virtual Private Network)

Si vous avez déjà installé un réseau privé d’entreprise, alors vos salariés auront la possibilité de se connecter depuis chez eux à votre réseau. Dès lors, vous avez déjà toutes les facilités pour mettre à leur disposition les ressources nécessaires à leur travail.

Prenez garde à deux points : votre liaison internet risque de saturer, et il faudra peut-être réguler les accès à distance. D’autre part, n’oubliez pas qu’un VPN est un point d’entrée privilégié sur votre réseau interne : assurez-vous de la sécurité des accès par vos salariés.

Télétravail et dépannage

Heureusement qu’on est au milieu du mois et que vous n’avez pas à sortir les payes sans vos salariés… Toutefois, il est probable que certains d’entre vous vont avoir besoin d’accéder à leur ordinateur de bureau. Peut-être parce que vos données ne se trouvent que sur cette machine, ou bien parce que vos applications ne sont accessibles que là ! Ce sera notamment le cas, justement, de votre logiciel de paye…

Dans l’urgence, vous pouvez exploiter des logiciels de prise de contrôle à distance. Vous avez certainement déjà croisé Teamviewer, incontournable logiciel qui permet de contrôler un PC distant comme si vous étiez dessus. Seule contrainte, liée à la sécurité : il faudra qu’une personne physique soit présente dans les locaux de l’entreprise pour accorder les accès distants.

Voici quelques autres solutions possibles, par ordre alphabétique : Ammyy Admin, AnyDesk, Chrome Remote Desktop, LogMeIn, UltraVNC | RealVNC | VNC Connect, … Noter que, d’une façon générale, il faut pré-installer votre poste professionnel avant de pouvoir y accéder à distance.

(*) https://www.ionos.fr/digitalguide/serveur/outils/les-meilleures-alternatives-a-teamviewer/
(*) https://www.zdnet.fr/guide-achat/quelles-applications-gratuites-de-prise-de-controle-a-distance-39893677.htm

Télétravail et collaboration

Vos salariés, une fois confinés chez eux, ne pourront plus s’échanger oralement des informations professionnelles. Vous n’imaginez pas, pourtant, la quantité et la qualité d’informations majeures qui sont transmises par cette voie dans une entreprise.

Pour y remédier, tout le monde ne va pas se mettre à appeler tout le monde, non. Et tout le monde ne va pas non plus se mettre à envoyer des e-mails à tout le monde, car ça deviendra vite un noeud inextricable de copies, de transferts et de « pour information » redondant et illisible.

Non, vous allez illico ouvrir un compte sur une application de discussion instantanée. L’une d’entre elles s’appelle Slack, est très connue et très facile à mettre en œuvre, mais attention elle relève du droit américain. Microsoft propose Teams, qui me paraît plus délicat à configurer. La suite bureautique G Suite de Google propose comprend d’abord les applications de messagerie Hangouts, Meet et Chat, avec des « chambres » pouvant accueillir jusqu’à 8000 personnes. La suite québécoise Mybys est offerte gratuitement depuis vendredi dernier. Skype, Whatsapp Messenger sont d’autres noms que vous connaissez certainement…

Je vous recommande d’ouvrir une « salle » (« chaîne », « pièce » selon le logiciel utilisé) pour chaque service de l’entreprise. Et pas plus, pour que l’administration de l’ensemble ne devienne pas un cauchemar. Vous mettrez chaque « salle » sous la responsabilité d’une personne, qui se chargera de faire respecter les règles de bonne conduite et de conduire les débats et leurs conclusions.

Télétravail, téléréunions, téléconférences

En plus d’échanger dans l’instantanéité sur les questions quotidiennes, vous allez devoir faire des réunions avec des gens. En interne, en externe. En vidéo ou non, en partageant votre écran ou non, en présentant des diapositives ou non.

Vous pouvez mettre en place des visioconférences en quelques clics sur des outils spécifiques comme Jitsy Meet, Cisco Webex, GotoMeeting, … Zoom est un sérieux challenger. Certains sont gratuits, certains sont limités à 3 ou 5 utilisateurs.

Les outils de discussion instantanée évoqués plus haut, comme Slack, Teams ou G Suite, incluent également cette possibilité.

Partage de documents (et bureautique)

Il est regrettable que vous n’ayez pas installé un petit Nextcloud dans un coin : vous en seriez fort aise aujourd’hui pour partager vos documents en quasi-temps réel avec vos salariés. Faute de quoi vous allez devoir vous rabattre sur Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive. Attention, ces fournisseurs sont de droit américain.

Il existe une large gamme d’offres, mais vous n’avez pas le temps de faire un panorama aujourd’hui. Si votre entreprise a un compte Microsoft ou un compte Google, c’est le moment d’exploiter le drive correspondant. Vous ferez le tri lorsque l’urgence sera passée.

N’oubliez jamais la sécurité (aucun fichier public, conservez la maîtrise des droits d’accès, …)

Ne stockez pas de données sensibles, au titre du RGPD, du secret scientifique ou de la propriété intellectuelle.

Bureautique collaborative

Sincèrement, à moins que vous n’ayez déjà mis en place une architecture de travail collaboratif, ce n’est pas vraiment le moment de vous lancer dans le partage de documents Office ou Google Docs.

Je suppose que, au bureau, vous utilisez la suite Microsoft Office pour tous vos documents (Word, Excel). Or il est probable que tous vos salariés ont également ces logiciels sur leurs postes personnels. Ils ne seront donc pas totalement démunis en cas de nécessité.

D’autres cas d’usage du télétravail

La plupart des offreurs de solutions de télétravail proposent de nombreuses autres façons de collaborer. Par exemple, le français Klaxoon propose des brainstormings, des votes, des sondages, …

Ces options ont un intérêt indéniable pour améliorer l’efficacité de vos réunions en temps normal. Présentement, on pourra les considérer comme des gadgets en face de l’urgence que constitue la nécessité de maintenir vos salariés au travail.

Sécurité

Attention, ce point est très important : vous allez probablement faire appel aux matériels personnels de vos salariés. Considérez chacun de ces matériels comme un vecteur potentiel de danger. Soyez aussi parano sur ces matériels que vous l’êtes pour vous laver les mains ces jours-ci…

Concrètement, essayez de ne pas réinjecter directement dans votre système informatique des fichiers qui ont été traités sur des ordinateurs distants. Assurez-vous de les faire passer par un antivirus, au minimum.

Après l’urgence

Après avoir mis en place les solutions minimales qui vous permettront de survivre durant la période de confinement, vous en viendrez rapidement à vous poser les questions suivantes :
– de quelles données dépend le fonctionnement de votre entreprise ? (petit clin d’oeil vers mon article sur la cartographie des données)
– qui alimente, qui exploite ces données ?
– de quels logiciels dépend votre entreprise ?
– sont-ils accessibles en interne seulement, ou depuis l’extérieur, ou sont-ils dans le cloud ?
– comment pouvez-vous vous connecter à votre système d’informations depuis l’extérieur ? Avec quelle sécurité ?

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Au sommaire

  • Créer l'efficacité : comment le numérique vous aidera à maximiser les produits, minimiser les efforts et les dépenses
  • Centraliser : pourquoi organiser l'information et augmenter sa qualité est source de plus-values
  • Concevoir et innover : où le numérique peut-il vous aider dans vos démarches de conception et quelles innovations peuvent en découler
  • Connecter les personnes : comment de nombreux moyens digitaux accroissent l'efficacité individuelle et collective
  • Piloter : pourquoi une vision claire et immédiate de tous les pans de votre activité vous aide à prendre vos décisions
  • Collaborer, améliorer la productivité collective : la transformation numérique est une opportunité de repenser la collaboration entre les personnes
  • Documenter et maîtriser : les supports digitaux sont idéaux pour structurer et pérenniser la connaissance de votre entreprise
  • Sécuriser : on ne parlera pas ici de cybersécurité, mais de rendre votre système d'informations résilient
  • Protéger et assister l'humain : l'association de l'homme et de la machine a des effets inattendus
  • Vendre : bien sûr que nous allons parler de tous les apports du marketing digital...

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