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Fiche pratique : Réunion à distance

Un responsable opérationnel dans le rush m’a expliqué que ni lui ni ses directeurs d’agences en confinement n’ont le temps d’apprendre comment faire une téléconférence, qu’elle soit en visio ou en audio.

C’est pourquoi je vous propose une fiche pratique très simple pour organiser une réunion à distance sans aucune compétence technique.

Spéciale dédicace @Yannick. N’hésitez pas à me demander d’autres fiches pratiques actionnables immédiatement !

Nous allons nous appuyer sur un logiciel libre de messagerie instantanée nommé Jitsi.

Nous allons exploiter une extension de Jitsi nommée “Meet”. Même si tout n’est pas parfait comme nous allons le voir, cette application présente plusieurs mérites : elle fonctionne dans le navigateur web, par téléphone ou sur une appli mobile, elle fonctionne en voix et en vidéo, elle permet de mettre un mot de passe à la réunion et elle ne nécessite pas d’ouverture de compte !

Au titre des limitations : elle semble ne fonctionner correctement que sur le navigateur Google Chrome, et le numéro d’appel en téléphonie pure ne répond pas, probablement en raison d’un grand nombre de connexions.

Ne nous arrêtons pas à ça, voici les consignes pour organiser une réunion à distance.

Vous êtes l’organisateur de la réunion

    • Vous devez avoir téléchargé et installé le navigateur Google Chrome (https://www.google.com/intl/fr_fr/chrome/)
    • Lancez le navigateur Google Chrome
    • Dans la barre d’adresse, accédez à Jitsi Meet : https://meet.jit.si/

  • En haut à droite, cliquez sur l’engrenage “Settings”
    • sélectionnez l’onglet “More” et sélectionnez la langue “French” (à moins que vous soyez à l’aise en anglais)
    • sélectionnez l’onglet “Profil” et indiquez votre nom ou le pseudonyme sous lequel vous êtes connu
    • sélectionnez l’onglet “Périphériques” et vérifiez que la caméra, la sortie audio et le microphone sont configurés comme vous le souhaitez
    • cliquez sur OK pour enregistrer vos réglages
  • Dans l’encart “Install…” en haut à droite, cochez “Don’t show me again” puis fermez cette fenêtre agaçante
  • On approche. Dans la partie blanche “Démarrer une nouvelle réunion”, le logiciel propose un “code de réunion” qui change régulièrement.

    • Vous pouvez cliquer directement sur Créer pour utiliser l’un de ces codes
    • ou saisir votre propre code de réunion avant de cliquer sur Créer.
  • Le navigateur vous demande d’accorder à Jitsi Meet l’autorisation d’utiliser votre micro et votre caméra. Acceptez.
  • La fenêtre de visio conférence s’ouvre et vous vous voyez à l’écran.
  • Profitez-en pour appliquer tout de suite le conseil numéro 1 : contrôlez que votre arrière-plan est présentable.

Il vous reste maintenant à inviter les participants à votre réunion.

  • Cliquez sur le bouton “i” en bas à droite de l’écran
  • Utilisez le bouton “Copier”
  • Collez ce texte dans un message électronique que vous adressez à tous les participants
    • Option : le texte que vous envoyez contient un numéro de téléphone américain, et un lien pour obtenir les numéros de téléphone nationaux. Après avoir copié l’invitation dans votre mail, vous pouvez utiliser vous-même le bouton “i” > “Plus de numéros” et récupérer le numéro français que vous porterez dans votre message électronique.
    • Option : après avoir vérifié si elle fonctionne ou non, vous pouvez retirer la partie “Rejoindre depuis un téléphone” de votre invitation si ce n’est pas le cas…

Vous voulez participer par téléphone

L’organisateur de la réunion vous a fait parvenir un numéro de téléphone en France et un code de réunion numérique. S’il vous a fait parvenir un numéro de téléphone américain, vous avez accès à un lien qui vous donnera les différents numéros de téléphone locaux à utiliser.

  • Composez le numéro
    • Si la ligne est raccrochée directement, c’est qu’il y a trop de trafic et qu’aucun canal n’est disponible pour vous. Vous devrez utiliser un autre moyen pour rejoindre la réunion.
  • Une voix vous demande de composer le “code PIN” de la réunion suivi de “#”. Ce code vous a été indiqué dans l’invitation en même temps que le numéro de téléphone à composer.
  • Vous êtes maintenant dans la réunion, en audio uniquement

Vous voulez participer depuis votre smartphone

Je n’ai effectué ce test que sur Android.

  • Installez sur votre Smartphone depuis le Play Store l’application “Jitsi Meet”
  • Lancez cette application
  • En haut à gauche, utilisez le bouton “Hamburger” > Paramètres et définissez votre nom ou votre pseudo
  • Dans l’écran principal, indiquez le code de réunion qui vous a été communiqué
  • Vous entrez en réunion avec le son, mais sans vidéo (mode “bande passante réduite”)
    • vous pouvez activer la vidéo à l’aide du bouton “3 points verticaux” en bas de l’écran > Désactiver le mode bande passante réduite
  • Vous êtes en réunion !

Vous voulez participer depuis votre ordinateur

Vous devrez être équipé au minimum d’un micro et de haut-parleurs, et optionnellement d’une caméra.

  • Vous devez avoir téléchargé et installé le navigateur Google Chrome (https://www.google.com/intl/fr_fr/chrome/)
  • Cliquez sur le lien “Rejoindre la réunion” de l’invitation que vous avez reçue.
    • Ou copiez l’URL et collez-la dans la barre d’adresse du navigateur Google Chrome.
  • En bas à droite, cliquez sur le bouton “3 points verticaux” (plus d’actions) > Paramètres
    • sélectionnez l’onglet “More” et sélectionnez la langue “French” (à moins que vous soyez à l’aise en anglais)
    • sélectionnez l’onglet “Profil” et indiquez votre nom ou le pseudonyme sous lequel vous êtes connu
    • sélectionnez l’onglet “Périphériques” et vérifiez que la caméra, la sortie audio et le microphone sont configurés comme vous le souhaitez
    • cliquez sur OK pour enregistrer vos réglages
  • Dans l’encart “Install…” en haut à droite, cochez “Don’t show me again” puis fermez cette fenêtre agaçante
  • Vous êtes en réunion !

Note : si pour quelque raison que ce soit, l’audio de votre ordinateur ne fonctionne pas (micro et/ou haut-parleurs), vous pouvez vous connecter en parallèle avec votre téléphone selon la procédure exposée plus haut.

Les boutons et les options durant la réunion

De droite à gauche :

  • “trois points verticaux” pour ajuster différents paramètres non indispensables
  • “i” pour retrouver et partager les informations de connexion à la réunion
  • “mosaïque” pour voir toutes les caméras ou pour zoomer sur une et garder les autres en vignettes
  • “caméra” pour activer/désactiver votre caméra
  • “raccrocher”
  • “microphone” pour activer/désactiver votre micro
  • “chat” pour activer une fenêtre de messagerie instantanée. Si d’autres utilisateurs ont écrit des messages, une notification est affichée sur ce bouton
  • “lever la main” pour mettre un badge “main levée” sur votre vignette
  • “partage d’écran” : très pratique, cette option permet par exemple à un participant de présenter une feuille Excel ou un document Word affiché sur son écran, pour une discussion ou une mise à jour collégiales. Je recommande de sélectionner l’onglet “Fenêtre de l’application” et de choisir le logiciel dont le contenu sera vu par tous les participants. A partir de là, votre caméra sera remplacée par cet écran.

Quelques conseils

  • Conseil numéro 1 : contrôlez que votre arrière-plan est présentable : tous vos interlocuteurs risquent de voir la pile de linge sur le canapé ou la vaisselle dans l’évier. Adaptez l’orientation de la caméra si nécessaire. Dans le même esprit, assurez-vous que votre image est de bonne qualité (lumière, contraste, …)
  • Conseil numéro 2 : connectez-vous 5 à 10 minutes plus tôt que l’horaire indiqué. Il y a toujours des réglages à finaliser, des trucs qui ne marchent pas, des participants qui n’y arrivent pas. Si tout va bien vous aurez le temps de vous saluer en visio, et la réunion pourra commencer à l’heure souhaitée.
  • Conseil numéro 2 bis : démarrez la réunion à l’heure indiquée s’il y a une majorité de présents. Dans le cas contraire, relancez les absents par mail, SMS ou téléphone, éventuellement en leur rappelant le lien vers la réunion [et un lien vers cet article 🙂 !].
  • Conseil numéro 3 : d’une façon générale, la visio en elle-même apporte peu alors qu’elle consomme beaucoup de bande passante. Je recommande donc usuellement de faire les réunions uniquement en vocal, sauf en début et fin de réunion pour se saluer et sauf cas d’usage particulier, bien sûr.
  • Conseil numéro 4 : dès lors que vous avez activé la caméra, tous vos interlocuteurs vous voient. Ne l’oubliez jamais ! On est tous passés par la phase gênante où on s’aperçoit que tout le monde nous a vus… aller aux toilettes, s’étirer, boire un verre de vin, se gratter plus ou moins élégamment, …
  • Conseil numéro 5 : dans la messagerie instantanée (par écrit, donc) prenez soin de ne pas mentionner de données sensibles (au sens de la propriété intellectuelle, de la R&D ou des données personnelles par exemple). On ne sait jamais où vos messages vont aller traîner… Dans le même esprit, gardez en mémoire que vos échanges transitent sur des réseaux dont vous n’avez pas la maîtrise…
  • Conseil numéro 6 : si vous êtes enseignant·e, vous pouvez utiliser le produit Blackboard Collaborate mis à votre disposition par le CNED. Le fonctionnement est très proche de celui que je décris ici, et vous aurez de plus la possibilité de partager directement un document (pdf) et de l’annoter, ce qui est très pratique.

D'autres fiches pratiques vous intéressent ?Contactez-moi !


Au sommaire

À ce stade de la chronique, la crise sanitaire a redistribué les préoccupations des chefs d'entreprise. Les articles qui étaient prévus sont toujours pertinents sur le fond :

  • Connecter les objets : acquérir une nouvelle dimension d'informations
  • Piloter : pourquoi une vision claire et immédiate de tous les pans de votre activité vous aide à prendre vos décisions
  • Documenter et maîtriser : les supports digitaux sont idéaux pour structurer et pérenniser la connaissance de votre entreprise
  • Sécuriser : on ne parlera pas ici de cybersécurité, mais de rendre votre système d'informations résilient
  • Protéger et assister l'humain : l'association de l'homme et de la machine a des effets inattendus
  • Vendre : bien sûr que nous allons parler de tous les apports du marketing digital...
Mais cette période a été pour Computences une opportunité de redéfinir la transformation numérique et de l'aborder non plus en partant des bénéfices des technologies, mais d'un fondamental : l'optimisation du trajet de l'information entre les personnes. Nous vous proposerons prochainement cette nouvelle approche de la transformation numérique des PME !

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